Politica de Privacidad y tratamiento de datos

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S

 

A continuación, CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., se permite presentar sus políticas para el tratamiento de los datos personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas relacionadas, con la finalidad de que las personas cuyos datos sean utilizados por la empresa conozcan el propósito en el tratamiento de los mismos, sus derechos, el correcto uso que de los datos se realiza, los mecanismos de contacto y demás aspectos derivados de la ley y de los derechos de los titulares de la información.

 

Definiciones

 

1. Titular: Persona natural cuyos datos personales serán objeto de tratamiento.
2. Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
3. Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
4. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
5. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
6. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
7. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
8. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
9. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

Principios

 

El tratamiento que realizará CREAPPS SOLUCIONES S.A.S de los datos personales se regirá por los siguientes principios:

 

1. Circulación Restringida: El tratamiento que realice CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., se realiza únicamente por el personal autorizado de acuerdo a la finalidad del tratamiento de los datos autorizado.
2. Confidencialidad: CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., actualmente ha tomado las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de los datos objeto de tratamiento, salvo que por su naturaleza o finalidad estos puedan comunicarse o ser públicos.
3. Finalidad: El tratamiento que realice CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., tendrá una finalidad clara, legítima e informada.
4. Integralidad: CREAPPS SOLUCIONES S.A.S respetará las normas en materia de uso de datos personales, así como las demás concordantes o relacionadas, así como los derechos al buen nombre, la intimidad, la honra y a la información de los titulares.
5. Legalidad: El tratamiento que realice CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., se regirá por lo estipulado en la normatividad colombiana.
6. Libertad: CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., solicitará de manera previa y expresa la respectiva autorización para el tratamiento de los datos a los titulares.
7. Necesidad: CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., recopilará únicamente los datos que sean necesarios para la finalidad señalada.
8. Seguridad: CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., tomará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para la protección de los datos objeto de tratamiento.
9. Transparencia: CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., informará del tratamiento y la finalidad a los titulares y creará mecanismos de consulta para los mismos.
10. Veracidad: CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., realizará un tratamiento de datos de manera veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

 

Responsable del Tratamiento

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S.

Dirección: Carrera 17A No. 35 - 43, en Yopal, Casanare, Colombia.

Teléfono: 3214914812.

Correo electrónico: parejajd@outlook.com.

 

Datos objeto de Tratamiento

 

En bases de datos CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., podrá recopilar los siguientes datos personales en cumplimiento de su finalidad.

 

Nombre completo, número de identificación, género, datos de contacto como teléfono fijo, teléfono móvil, dirección física, correo electrónico o ciudad y país de residencia, profesión, historia laboral, historia académica, fotografía.

 

Para las bases de datos de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., cuya finalidad lo permita, recopilará de forma adicional los siguientes datos personales: Para bases de datos de empleados y contratistas, se incluirán datos y conformación de grupo familiar, datos sensibles por naturaleza de la relación laboral, datos biométricos.

 

Para base de datos de proveedores de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., se incluirá el NIT o RUT.

 

Finalidad

 

1. La información recolectada objeto de tratamiento por CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., tiene como finalidad el cumplimiento de su objeto social, y actividades propias señaladas en sus Estatutos.

 

2. La información recolectada objeto de tratamiento por CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., tiene como finalidad el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias, contables, societarias y laborales.

 

3. La información recolectada de socios, empleados, contratistas, sus grupos familiares o proveedores objeto de tratamiento por CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., tiene como finalidad el mantener, facilitar, organizar la relación de su propia naturaleza civil, laboral o comercial.

 

4. La información recolectada objeto de tratamiento por CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., tiene como finalidad el conocimiento de asistencia a eventos sociales y académicos, su percepción, comentarios y evaluación del mismo.

 

5. Las demás que por mandato contractual establezcan Secretarías, Colegios y entidades de similar naturaleza, dada la posición de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., de encargado del tratamiento.

 

 

 

 

Autorización

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., requerirá del consentimiento libre e informado del Titular. Por lo anterior, dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización correspondiente.

 

La autorización deberá conservarse por un medio físico o electrónico que permita garantizar su consulta en cualquier momento.

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., deberá informar al Titular sobre el carácter facultativo de la información relacionada a datos sensibles, o datos de niñas, niños o adolescentes.

 

No se requiere autorización en los siguientes casos:

 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

Tratamiento

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., realizará el siguiente tratamiento de la información:

 

Se realizará la recolección, obtención, almacenamiento, organización, evaluación, sistematización, corrección, actualización, reproducción, compilación, uso, intercambio, de conformidad con la finalidad de la base de datos correspondiente y de acuerdo a los parámetros establecidos en la ley. Adicionalmente, se podrá transferir y transmitir la información a entidades públicas y privadas de cualquier naturaleza siempre y cuando sea para los fines señalados en la presente política y con la garantía de la seguridad, veracidad y confidencialidad de la información.

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., podrá otorgar la información recolectada a solicitud de autoridad judicial o administrativa de conformidad con el procedimiento establecido en la ley.

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., garantizará el correcto almacenamiento y utilización de la información de carácter sensible o de información pertenecientes a menores de edad o personas en situaciones especiales.

 

Tratamiento de Datos Sensibles

 

Se entiende por Datos Sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S deberá:

 

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

 

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

 

Derechos de los Titulares

 

Los titulares tendrán los siguientes derechos frente a CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., de conformidad con la Ley 1581 de 2012.

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales previa solicitud a CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., o al encargado del tratamiento correspondiente. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

 

3. Ser informado por CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

 

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

 

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a CREAPPS SOLUCIONES S.A.S.

 

6. Presentar ante la Autoridad Nacional Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

 

Obligaciones de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S

 

1. Dar cumplimiento a las Constitución, leyes y demás normas concordantes con el tratamiento de datos personales.
2. Actuar en cumplimiento de los principios y políticas señaladas en el presente documento.
3. Garantizar al Titular el ejercicio de sus derechos.
4. Informar al Titular en debida forma el tratamiento de la información.
5. Actuar de conformidad con la información suministrada y la finalidad señalada.
6. Solicitar al Titular la respectiva autorización, previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos personales.
7. Permitir a los Titulares la consulta, actualización, corrección, adición, supresión o eliminación de la información.
8. Tomar las medidas físicas, administrativas o tecnológicas necesarias para la protección y la confidencialidad de la información.
9. Brindar los mecanismos para la presentación de consultas, quejas o reclamos.
10. Dar respuesta oportuna a las solicitudes, quejas o reclamos presentados por los Titulares.
11. Exigir al Encargado del tratamiento el cumplimiento de todos los deberes legales.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Proceso en favor de los Titulares

 

Los Titulares podrán consultar la información que sobre ella repose en las bases de datos de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S, de conformidad con el procedimiento estipulado en la Ley 1581 de 2012.

 

Toda solicitud de consulta de información, deberá presentarse por escrito o mediante correo electrónico.

 

Recibida correctamente la solicitud, CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., deberá dar respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

 

Si no fuere posible dar respuesta en este término, CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., deberá informar al solicitante los motivos de la demora y señalar la fecha en que se dará respuesta a la solicitud, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer periodo.

 

Procedimiento presentación de Quejas o Reclamos

 

Los Titulares podrán presentar quejas o reclamos a CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., de conformidad con el procedimiento estipulado en la Ley 1581 de 2012.

 

Toda solicitud de actualización, adición, corrección, supresión, eliminación, o cuando se evidencia un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la ley, deberá presentarse por escrito o mediante correo electrónico, que deberá tener como mínimo la siguiente información:

 

• Nombre e identificación del Titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación.
• Dirección e información de contacto del Titular.
• Los documentos que soportan la reclamación.

 

Si la reclamación no cumple con lo anteriormente señalado, CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., deberá requerir al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes al recibimiento de la reclamación para que complete la solicitud.

 

El Titular tendrá dos (2) meses contados desde la fecha del requerimiento para completar la solicitud. Si el Titular no completa la solicitud en dicho periodo se entenderá que desistió del reclamo.

 

Una vez recibido el reclamo en debida forma, se incluirá en la base de datos de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

 

 

 

Políticas de Tratamiento

 

Las presentes políticas de tratamiento se encuentran de conformidad con la Constitución Nacional de 1991, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes en la materia.

 

CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., se reserva el derecho a modificarlas a su consideración, pero de acuerdo a los parámetros estipulados en la ley.

 

Las bases de datos de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., tendrán una vigencia indefinida para el cumplimiento de la finalidad señalada para cada una de ellas. Solamente podrán eliminarse los datos por solicitud del Titular, salvo que contraríen una obligación legal de CREAPPS SOLUCIONES S.A.S., o un contrato entre las Partes.

 

Datos de Contacto

 

Las solicitudes de consulta, queja o reclamo deberán enviarse a:

Dirección: Carrera 17A No. 35 - 43, en Yopal, Casanare, Colombia.

Correo electrónico: parejajd@outlook.com.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONDICIONES ESPECIALES DERIVADAS DE LOS CONTRATOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ESTUDIANTES, FAMILIARES E INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN.

 

Creapps Soluciones S.A.S., actualmente firma contratos con Secretarías de Educación, Colegios, o entidades de similar naturaleza, con la finalidad de realizar un control y tratamiento de datos personales de estudiantes, sus familiares, personas docentes, administrativo y entidades de educación.

 

Para el tratamiento de estos datos personales, las Partes aquí involucradas ostentas las siguientes calidades:

 

• El contratante, tiene la calidad de responsable del tratamiento, y es quien toma las medidas correspondientes para la recolección de los mismos, obtiene las autorizaciones, y establece el tratamiento.
• Creapps Soluciones S.A.S., tiene la calidad de encargado del tratamiento, pues se encuentra sujeto a las instrucciones que el contratante brinde al respecto.

 

Creapps Soluciones S.A.S., es el encargado del tratamiento, que, en su definición, de conformidad con el artículo 3, literal d, se define como: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

Creapps Soluciones S.A.S., en su calidad de encargado del tratamiento, tendrá las siguientes obligaciones, de conformidad con el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, así:

ARTÍCULO 18. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
4. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
6. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7. g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
8. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

Finalidad:

Creapps Soluciones S.A.S., realizará el tratamiento de la información en su calidad de encargado con la siguiente finalidad, de conformidad con lo estipulado en cada uno de los contratos firmados:

 

1. Almacena los datos en las bases de datos de la plataforma Educajunto.
2. Procesa la información para la generación de reportes y estadísticas sobre estos mismos datos.
3. Entrega Reportes, Certificados y el Boletín de Notas.
4. Permite la generación de comunicaciones a los usuarios hacia sus correos electrónicos o celulares (mediante el envío de mensajes de texto).
5. Las demás solicitadas por el Contratante en el marco de su objeto contractual.

 

La duración del tratamiento de los datos, será la que determine cada contratante en virtud de la naturaleza del contrato, de las labores contratadas y de la información recolectada.

 

Especificidades del Tratamiento.

 

• Creapps Soluciones S.A.S., recibe la información por diferentes medios, entre los que se encuentran, archivos de Excel, archivos de texto plano, bases de datos preexistentes en Secretarías o Colegios.
• Creapps Soluciones S.A.S., realiza su labor de acuerdo con las instrucciones otorgadas por cada Responsable del Tratamiento.
• Creapps Soluciones S.A.S., ha tomado todas las medidas correspondientes para el correcto tratamiento de los datos obtenidos, y cumple con cada uno de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Creapps Soluciones S.A.S., establece la finalidad, tratamiento y tiempo de tratamiento de acuerdo a las políticas establecidas por el Responsable del Tratamiento.
• El Responsable del Tratamiento (Los Contratantes), son los encargados de obtener, de acuerdo con la ley, las autorizaciones correspondientes para el tratamiento de los datos personales, informando en debida forma su forma de recolección, tratamiento, uso, derechos de los titulares, contacto para solicitudes por parte de titulares, entre otras exigencias establecidas en la ley.
• Creapps Soluciones S.A.S., se encuentra indemne de cualquier reclamación hecha por particulares, o autoridades judiciales o administrativas, por el tratamiento de datos de titulares sin la respectiva autorización de uso, dado que dicha labor la realiza y se encuentra bajo la exclusiva responsabilidad del Contratante correspondiente.
• Creapps Soluciones S.A.S., realizará el tratamiento de los datos obtenidos, teniendo en cuenta la calidad de los datos, especialmente si estos son de naturaleza sensible.